Con el propósito de fortalecer la gestión documental y garantizar la adecuada organización, conservación y administración de la información generada en el marco del programa Equipos Básicos de Salud (EBS), el Área de Gestión Documental de la ESE Carmen Emilia Ospina desarrolló una jornada de capacitación dirigida a los 14 equipos que prestan sus servicios en las zonas urbana y rural del área de influencia de la entidad.

La actividad, tuvo como objetivo brindar lineamientos técnicos y normativos que permitan asegurar el cumplimiento de la legislación archivística vigente, así como promover buenas prácticas en la gestión de los documentos producidos durante la ejecución del programa.

Durante la jornada, los participantes fortalecieron sus conocimientos en aspectos fundamentales para la correcta administración de la información, entre ellos la conformación y organización de los archivos de gestión, la foliación y estructuración de expedientes, la adecuada rotulación de carpetas y cajas documentales, y la aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD) adoptada por la ESE CEO.

Asimismo, se socializó la ubicación de la estrategia de Equipos Básicos de Salud dentro de la estructura organizacional de la entidad y su correspondiente unidad funcional, con el fin de garantizar la correcta clasificación y disposición de los documentos conforme a los lineamientos archivísticos institucionales.

Otro de los temas abordados fue el funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos (SGDEA), a través del aplicativo SIMAD, herramienta implementada por la ESE CEO para la administración, clasificación, organización, preservación y trazabilidad de los documentos físicos y electrónicos durante las etapas de archivo de gestión y archivo central.

De igual manera, se orientó a los equipos sobre la aplicación de la Tabla de Retención Documental dentro del sistema SIMAD, explicando el procedimiento para la creación y organización de expedientes electrónicos mediante la serie documental “Informes” y la subserie “Informes a Entes de Control”, destinada al cargue y administración de la documentación generada por los Equipos Básicos de Salud.

Estas acciones hacen parte de la estrategia institucional de fortalecimiento de la cultura archivística y de mejora continua de los procesos de gestión documental, contribuyendo al cumplimiento de los principios de transparencia, eficiencia administrativa y preservación de la memoria institucional”, expresó María Fernanda Arias Carvajal, líder del Área de Gestión Documental.

Con este tipo de espacios de formación y acompañamiento, la ESE Carmen Emilia Ospina reafirma su compromiso con la adecuada gestión de la información, promoviendo el cumplimiento de la normatividad vigente y consolidando los documentos institucionales como un activo estratégico para el desarrollo de su misión y la prestación de servicios de salud con calidad.ARVHICO